আপনার ওয়ার্কফ্লোতে স্ট্রিমলাইন রাখার জন্য ৭টি এসেনশিয়াল বিজনেস টুল

একজন উদ্যোক্তা বা ছোট-বড় অনলাইন বিজনেসম্যান হিসেবে, আপনি সবসময় আপনার কাজে সর্বোচ্চ এফেসিয়েন্সি অর্জন করতে চান। কিন্তু বাস্তবিক অর্থে, বিজনেস যত ছোট বা বড়ই হোক না কেন এতে বিভিন্ন ধরনের কাজ থাকে। ব্যাপারটা কখনো কখনো এরকম হয়ে যায়, কোনটা রেখে কোনটা করবেন। কিন্তু খুশির বিষয় হচ্ছে -এই রিপিটেটিভ কাজগুলো বিভিন্ন ধরনের টুলসের মাধ্যমে সহজেই করা যায়, যা আপনার শুধু সময় বা শ্রমকে বাঁচায় না আপনার বিজনেসে প্রোডাক্টিভিটিও বজায় রাখে। ওয়ার্কফ্লো স্ট্রিমলাইন রাখা মানে শুধু বিজনেসের খরচ কমানো না, বরং বিজনেসের প্রোডাক্টিভিটি ও গ্রোথের দিকে নজর দেওয়ার জন্য পর্যাপ্ত সময় বাঁচানো বুঝায়। এত এত টুলসের মধ্যে কোনটা আপনার বিজনেসের জন্য উপযুক্ত তা বের করা অনেকটাই কঠিন। চলুন প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার, বিভিন্ন একাউন্টিং টুলস সম্পর্কে জেনে নেই যা আপনার বিজনেসকে অপ্টিমাইজ করতে সাহায্য করবে।

স্ট্রিমলাইনিং অনলাইন বিজনেস :

অনলাইন বিজনেসের মূল বেইস হলো গ্রাহকের তথ্য। আপনি কীভাবে তাদের তথ্য সংগ্রহ করছেন বা কীভাবে তা অ্যানালাইসিস করছেন তার উপর বিজনেসের সাকসেস নির্ভর করবে। এই ডাটা আপনাকে গ্রাহক চাহিদার প্রেফারেন্স লিস্ট অনুযায়ী আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করবে। বিভিন্ন ধরনের টুলস আপনার বিজনেসের ওয়ার্কফ্লোতে স্ট্রিমলাইন বজায় রাখবে। CMS সিস্টেম, CRM সিস্টেম,  প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার বা ই-মেইল মার্কেটিং অটোমেশন ইত্যাদির ব্যবহার আপনাকে অনলাইন মার্কেটে অন্য প্রতিযোগীদের থেকে কয়েকধাপ এগিয়ে রাখবে।

ওয়ার্কফ্লো স্ট্রিমলাইন রাখার জন্য ৭টি এসেনশিয়াল বিজনেস টুল :

কি শত শত টুলসের ভীড়ে আপনার ওয়ার্কফ্লো স্ট্রিমলাইন করার জন্য কোন টুলস ব্যবহার করবেন বুঝে উঠতে পারছেন না তো! চলুন আপনাকে এরকম ৭টি এসেনশিয়াল টুলসের সাথে পরিচয় করিয়ে দেই যা আপনার ওয়ার্কফ্লোতে স্ট্রিমলাইন ধরে রাখবে।

১. প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার :

সঠিক প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার বাছাই করা আপনার ওয়ার্কফ্লো স্ট্রিমলাইন রাখার প্রথম উপায়। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হল আপনি কীভাবে আপনার বিজনেস পরিচালনা এবং বিভিন্ন অফার প্রদানের সাথে জড়িত সমস্ত কাজের ট্র্যাক রাখা।

আপনার বিজনেস এর এমন একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট প্ল্যাটফর্মকে বেছে নিবেন যা টাস্ক অ্যাসাইনমেন্ট, সিডিউল, ফাইল শেয়ারিং এবং রিয়েল-টাইম যোগাযোগ নিশ্চিত করতে পারে। কিছু সেরা প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল হল ClickUp *, Asana , Trello এবং আমার পছন্দের Notion.

আপনি যে টুলটি বেছে নিন না কেন, ওয়ার্কফ্লো, টেমপ্লেট, ক্যালেন্ডার এবং প্রজেক্ট ব্রেকডাউনের মতো জিনিসগুলি তৈরি করে আপনার বিজনেসের সর্বাধিক গ্রো সেট আপ করাই যে এর লক্ষ্য হয়।

২.CRM ( কাস্টমার রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট ) :

একটা বিজনেসের মূল ভিত্তি হলো তার কাস্টমার। কাস্টমারের সাথে আপনার সম্পর্কই নির্ধারণ করে দিবে আপনার প্রোডাক্ট বা সার্ভিসের সেল কতটুকু হবে। আদর্শ CRM সিস্টেম ক্লায়েন্টের সকল ইন্টারঅ্যাকশন ট্র্যাক করে সমস্ত সেল অ্যানালাইসিস করে। CRM এর এনালাইটিং ফাংশনগুলি লস বা প্রফিট নিয়ে পূর্বাভাস দিতে পারে যা আপনার যেকোনো পরিকল্পনায় সাহায্য করবে। CRM প্ল্যাটফর্ম হিসেবে Dubsado, HoneyBook ইত্যাদি, তবে 17Hats এর ইন্টারফেসের জন্য এর বেশ জনপ্রিয়তা রয়েছে। সুতরাং CRM সিস্টেম আপনার ক্লায়েন্টের satisfaction বাড়াতে এবং বিজনেসের সেল বৃদ্ধিতে সাহায্য করবে।

৩.টাইম ট্র্যাকিং টুলস :

আপনি যদি প্রথমেই ফিক্সড না করেন যে আপনার ব্যবসার কোন অংশে কতটা সময় ব্যয় করবেন, তাহলে তা যেকোন নতুন আইডিয়া বা সিদ্ধান্ত পরিবর্তনের সময় কঠিন হয়ে পড়বে। টাইম ট্র্যাকিং এর মাধ্যমে খুব সহজেই ছোট থেকে বড় সবধরনের প্রজেক্ট বাস্তবায়ন করতে পারবেন। কোন ফিল্ড কতটা সময় সময় যাচ্ছে তা ধারণা করতে পারবেন। কিছু জনপ্রিয় টাইম-ট্র্যাকিং টুল হল RescueTime , Toggl বা Harvest ।

৪. Zapier :

Zapier একটি শক্তিশালী অটোমেশন টুল যা আপনার অনলাইন ব্যবসার জন্য VPS হোস্টিং এর মতো গেম-চেঞ্জার হতে পারে। এটি বিভিন্ন ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনগুলিকে সংযুক্ত করার মাধ্যমে ওয়ার্কফ্লোতে স্বয়ংক্রিয়তা ধরে রাখে, যা আপনার ওয়ার্কফ্লো স্ট্রিমলাইন করার পাশাপাশি সময় ও শ্রম দুটোই সেভ করে। 

প্রথমে Zapier স্বয়ংক্রিয় ওয়ার্কফ্লো তৈরি করে যাতে কঠিন কাজগুলো সহজ হয় বা “Zaps” তৈরি করে যাতে আপনার প্রতিদিন ব্যবহার করা বিভিন্ন অ্যাপ এবং সার্ভিসগুলো একত্রে সংযুক্ত থাকে। আপনি নিজেও ম্যানুয়ালি  কাস্টমাইজ করে দিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি Zap তৈরি করতে পারেন যা অটোমেটিকলি আপনার ওয়েবসাইট থেকে আপনার CRM-এ নতুন ক্লায়েন্ট এর ডেটা এড করবে।

৫. ই-মেইল মার্কেটিং প্রোভাইডার :

ই-মেইল মার্কেটিং হল আপনার ক্লায়েন্ট, গ্রাহক এবং লিড তৈরি করা এবং তাদের সাথে কানেক্টেড থাকার অন্যতম উপায়। ই-মেইল মার্কেটিং প্রোভাইডার অটোমেশন, সেগমেন্ট, সিকোয়েন্স এবং ট্যাগিং স্ট্রাকচার সহ কৌশলগতভাবে সেট আপ করেন যা আপনার ই-মেইল সাবস্ক্রাইবদের কাছ থেকে সেল সিস্টেমের অভিনব প্রক্রিয়া। আমার প্রিয় ই-মেইল মার্কেটিং প্রোভাইডার হল ConvertKit, ActiveCampaign বা FloDesk ইত্যাদি। 

৬. যোগাযোগ প্ল্যাটফর্ম :

আপনার বিজনেস এবং ক্লায়েন্টদের সাথে কীভাবে ইফেক্টটিভলি যোগাযোগ করতে হয় তা জানা সাফল্যের জন্য একটি মৌলিক বিষয় বলা চলে। যেহেতু বর্তমানে অনলাইন বা হাইব্রিড বিজনেস মডেল বেশ জনপ্রিয় তাই ক্লায়েন্টের সাথে কানেক্টেড থাকা বেশ জরুরি। যোগাযোগের মাধ্যমটি যাতে অডিও এবং ভিডিও কনফারেন্সিং, রিয়েল-টাইম মেসেজিং, ফাইল শেয়ারিং এবং টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সহ নানা ধরনের সার্ভিস অফার করতে সক্ষম হয়।

৭. অ্যাকাউন্টিং টুলস :

আর্থিক ব্যবস্থাপনা যেকোনো বিজনেস চালানোর গুরুত্বপূর্ণ দিক। আপনার ফিনান্সিয়াল ম্যানেজমেন্ট এর উপযুক্ত টুলস নির্বাচন করতে হবে যা খরচ এবং রাজস্ব ট্র্যাক করা থেকে শুরু করে চালান তৈরি করা এবং আর্থিক প্রতিবেদন তৈরি করতে পারবে। এই টুলগুলি আপনাকে আপনার কোম্পানির আর্থিক লেনদেনের শীর্ষে থাকতে সাহায্য করতে পারে। সময় বাঁচাতে এবং ত্রুটিগুলি কমাতে বাজেটের ক্ষমতা, ট্যাক্স প্রস্তুতি এবং ব্যাংক অ্যাকাউন্টগুলির বৈশিষ্ট্যগুলি সন্ধান করুন৷ 

অতিরিক্তভাবে, ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার বেছে নেওয়ার কথাও বিবেচনা করুন। যা আপনাকে যে কোনও জায়গা থেকে, যে কোনও সময় আপনার আর্থিক ডেটা অ্যাক্সেস করতে দেয়, রিয়েল-টাইম ইন্টারফেস অফার করতে পারবে। যাতে করে পরবর্তীতে আপনি সহজেই অ্যানালাইসিস করে ভালো সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে পারেন। সঠিক অ্যাকাউন্টিং টুলের সাথে, আপনি মানসিকভাবে শান্তি পেতে পারেন যে আপনার ব্যবসার আর্থিক অবস্থা ঠিক আছে। সেই সাথে সেল বৃদ্ধির জন্য নানা  কৌশল বা অভিনব প্রক্রিয়া প্রয়োগ করা যায় কিনা তাতে ফোকাস করতে পারবেন।

শেষকথা

আপনার ওয়ার্কফ্লো স্ট্রিমলাইন করার জন্য এবং প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে এই সাতটি টুলস থাকা আবশ্যক৷ এই টুলসগুলো মাল্টিপল সার্ভিস প্রোভাইডস করে আপনার ওয়ার্কফ্লো স্ট্রিমলাইন ধরে রাখে। টাস্ক অটোমেশন এবং ইফেক্টিভ যোগাযোগ থেকে ট্রান্সক্রিপশন, ভিজ্যুয়াল কন্টেন্ট তৈরি এবং প্রজেক্ট  পরিচালনা পর্যন্ত সব ধরনের সুবিধা অফার করে থাকে।

সুতরাং, আপনি যদি আপনার দৈনন্দিন পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলিকে অটোমেটিক করতে, গ্রাহকের ইন্টারএকশ্যান বাড়াতে, ট্রেন্ডি কন্টেন্ট তৈরি করতে বা প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টকে স্ট্রীমলাইন করতে চান,তবে এই অনলাইন টুলসগুলো থাকা একান্ত প্রয়োজন।  আপনার অনলাইন বিজনেসে এই টুলসগুলোর ব্যবহার শুধু আপনাকে সফল বিজনেসম্যান বানানোর পাশাপাশি আপনার বিজনেসের সেল বৃদ্ধির দীর্ঘমেয়াদি পরিকল্পনা হিসেবে কাজ করবে।