ইমেইল ক্যাম্পেইন-এ কাস্টমার বিরক্ত হয় এমন সিচুয়েশন কিভাবে এভয়েড করবেন?

বিজনেস মার্কেটিং এর জন্য একটি পাওয়ারফুল উপায় হল ইফেক্টিভ ইমেইল ক্যাম্পেইন। ইমেইলের মাধ্যমে আপনি ডিরেক্টলি কমিউনিকেট করতে পারছেন আপনার নতুন কাস্টমার এবং এক্সিস্টিং কাস্টমারদের সাথে। অবশ্যই অন্যান্য সোশ্যাল মিডিয়া কমিউনিকেশনের চেয়ে ইমেইল কমিউনিকেশন বেশি ভ্যালু ক্রিয়েট করে। এজন্য সঠিকভাবে ইমেইল ক্যাম্পেইন করা জরুরী, যাতে করে নতুন কাস্টমার এবং পুরনো কাস্টমারের সাথে সম্পর্ক ভালো এবং স্ট্রং থাকে। কিন্তু সব মার্কেটার প্রপারলি ইমেইল ক্যাম্পেইন করতে পারেনা, কিছু ভুলের কারণে তারা কাস্টমারদের সাথে সম্পর্ক ভালো করতে গিয়ে উল্টো তাদের বিরক্ত করা শুরু করে এবং এমন খারাপ সিচুয়েশন ক্রিয়েট করে ফেলে যে, অনেক কাস্টমার মার্কেটারদের ইমেইল ব্লক করে দেয় অথবা ইগনোর করে।

আপনি যদি এরকম সিচুয়েশনে পরতে না চান তাহলে এখন ইমেইল ক্যাম্পেইন এর ব্যাপারে সচেতন হওয়া। নিম্নোক্ত উপায়গুলো ফলো করে সাক্সেসফুল্লি ইমেইল ক্যাম্পেইন করুন।

ফ্রিকুয়েন্টলি ইমেইল সেন্ড করবেন না

একজন মার্কেটার না বুঝেই সবচেয়ে বিরক্তিকর কাজ যেটা করে তা হল কাস্টমারদের ঘন ঘন ইমেইল সেন্ড করে। এটা কখনোই করা যাবেনা। কেননা এরকম আরো অনেক মার্কেটারের থেকে তারা প্রতিনিয়ত ইমেইল পায় এবং তাদের নিজস্ব কাজ থাকে। আপনি ভাবতে পারেন ঘন ঘন ইমেইল সেন্ড করলে তার এটেনশন তাড়াতাড়ি পাওয়া যাবে। এটা সম্পুর্ণ ভুল ধারণা, কাস্টমার উল্টো বিরক্ত হয়ে আপনাকে ব্লক করে দিতে পারে অথবা স্প্যাম লিস্টে রেখে দিতে পারে। এজন্য কখনোই প্রতিদিন ২/৩ টি মেইল সেন্ড করবেন না। সপ্তাহে একবার, মাসে তিন থেকে চারবার মেইল সেন্ড করতে পারেন এবং ইমেইলটি অবশ্যই প্রাসঙ্গিক হতে হবে।

ইমেইল লিস্ট ক্লিন রাখুন 

মার্কেটার হিসেবে ইমেইল লিস্ট ক্লিন রাখা এবং আলাদা আলাদা সেগমেন্ট রাখা আপনার জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ। প্রপার সেগমেন্টেশন ছাড়া আপনি কখনোই বুঝতে পারবেন না কোন কাস্টমার কোন সার্ভিস, প্রোডাক্টসের জন্য ইন্টারেস্টেড। যার কারণে ভুল কাস্টমার কে ভুল সার্ভিসের জন্য এপ্রোচ করতে পারেন এমনকি ব্লক লিস্টে চলে যেতে পারেন।

ইমেইল লিস্ট সঠিকভাবে সেগমেন্ট করে খেয়াল রাখবেন যে ওয়েলকাম ইমেইল গুলো নিউ সাবস্ক্রাইবারের ইনবক্সে যাচ্ছে এবং ওল্ড কাস্টমারের জন্য ডিসকাউন্ট কুপনগুলি ওল্ড সাবস্ক্রাইবারের ইনবক্সে যাচ্ছে। তাহলে কাস্টমার বিরক্ত হওয়ার পরিবর্তে ইনজয় করবে।

এমনকি, ইমেইল লিস্ট ক্লিন রাখার মাধ্যমে আপনি শিউর হতে পারবেন যে আপনার ইমেইল ক্যাম্পেইন সঠিক কাস্টমারকেই রিচ করছে।

প্রপার ইমেইল এড্রেস 

আরেকটি বিরক্তিকর কাজ যেটা অনেক মার্কেটার করে থাকে তা হলো প্রপার ইমেইল এড্রেস ব্যবহার করেনা। তারা “noreply@yourdomain.com” এই ধরণের এড্রেস ব্যবহার করে যেগুলো কখনোই কোনো কাস্টমার আশা করেনা। অনেক সময় তারা এরকম ইমেইল এড্রেস থেকে আসা ইমেইল ওপেন-ই করেনা স্প্যাম অথবা কোনো ফেইক লিংকের ভয়ে।

এজন্য সঠিক ইমেইল এড্রেস ব্যবহার করুন। আপনার কোম্পানির অথবা ব্র‍্যান্ডের নামের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ ইমেইল এড্রেস ব্যবহার করুন, যেটা দেখার সাথে সাথেই কাস্টমার আইডেন্টিফাই করতে পারে। এবং ইমেইলের সাথে আপনার কোম্পানির সোশ্যাল মিডিয়া, ওয়েবসাইট লিংক, কন্টাক্ট নাম্বার এড করুন, যাতে করে কাস্টমারদের কোনো প্রশ্ন, সমস্যা থাকলে ডিরেক্টলি কমিউনিকেট করতে পারে।

বেশি জটিলতা এভয়েড করুন

অনেক সময় আপনি একটা ইমেইলের মধ্যেই অনেক বিষয় ইনক্লুড করে ফেলেন যেটা ইমেইলকে কম্পলিকেট করে ফেলে এবং অনেক সময় কাস্টমার বুঝতে পারেনা কিভাবে এরকম মেইলের রেসপন্স করবে। অনেক সময় এটা তাদের জন্য কনফিউজিং এবং স্ট্রেসফুল হয়ে যায়। যার কারণে অনে সময় তারা আপনার মেইলের রেসপন্স-ই করেনা। সুতরাং, ইমেইলে সিম্পল এবং স্ট্রেইট ফরওয়ার্ড ভাষা ব্যবহার করুন। এক মেইলে অনেকগুলো বিষয় কখনোই এড করবেন না। 

পার্সোনাল টাচ এড করুন 

অনেকসময় ইমেইলের স্ট্রাকচারের কারণে কাস্টমার সেগুলোকে শুধু মাত্র এড হিসেবেই আইডেন্টিফাই করে। ইমেইল ক্যাম্পেইন এর সময় আপনাকে অবশ্যই মাথায় রাখতে হবে যে, কিভাবে ইমেইল কে আরো ইন্টারেস্টিং করা যায় এবং নরমালাইজ করা যায়। সেক্ষেত্রে নিজের হাতে মেইল লিখুন, নিজের মতো করে একজন ব্র‍্যান্ড মালিক হিসেবে আপনার প্যাশন গুলো এক্সপ্লেইন করুন। কেননা কখনোই কাস্টমার এডস এবং রোবটিক্স টাইপ ইমেইল পড়তে ইন্টারেস্টেড হবে না।

বাট বেশি পার্সনাল হবেন না

অতিরিক্ত কোনো কিছুই এড করবেন না, কেননা এটা নেগেটিভ ইমপ্যাক্ট ফেলতে পারে।

গ্রাফিকস বা ইমেজ ব্যবহার করবেন না

ইমেইলে সিম্পল টেক্সট ব্যবহার করা হলো ইমেইল ক্যাম্পেইন এর কী (key)। আপনার মনে হতে পারে যতো বেশি বর্ণনা দেওয়া যায় কাস্টমার ততো বেশি ইমপ্রেস হবে৷ এটা সম্পুর্ন ভুল ধারণা। অনেক সময় একটা সিম্পল টেক্সট-ই অনেক বেশি ইনফরমেটিভ এবং মূল্যবান হতে পারে। এজন্য কখনোই প্রয়োজন ব্যতীত ইমেইলের টেক্সটে অতিরিক্ত গ্রাফিকস অথবা ইমেজ ব্যবহার করবেন না। কেননা কাস্টমার কয়েক সেকেন্ডের মধ্যেই ইমেইলের সাবজেক্ট বুঝার ট্রাই করে। অতিরিক্ত কোনো কিছু থাকলে তার বুঝতে সময় লাগে এবং এজন্য অনেক সময় কাস্টমার বুঝার চেষ্টাও করেনা।

উইক সাবজেক্ট লাইন এভয়েড করুন

ইমেইলে ইন্টারেস্টিং সাবজেক্ট লাইন ব্যবহার করা হলো আরেকটি ইফেক্টিভ ওয়ে কম সময়ে টার্গেটেড কাস্টমার রিচ করার। এমন সাবজেক্ট লাইন ব্যবহার করুন যাতে করে ইমেইল টা ভ্যালু ক্রিয়েট করার সাথে সাথে ইন্টারেস্টিং-ও হয় এবং কাস্টমারের মনোযোগ আকর্ষণ করতে সক্ষম হয়। মনে রাখবেন দূর্বল সাবজেক্ট লাইন হলে বেশিরভাগ কাস্টমার আপনার ইমেইল পড়ার আগ্রহ হারিয়ে ফেলবে এবং ইগ্নোর করে রেখে দিবে।

ইমেইল মার্কেটিং সফটওয়্যার 

ইফেক্টিভ ভাবে ইমেইল ক্যাম্পেইন করার আরো একটি কার্যকরী উপায় হল ইমেইল মার্কেটিং সফটওয়্যার ব্যবহার করা। আপনার ইমেইল ক্যাম্পেইন এই সফটওয়্যারের মাধ্যমে ম্যানেজ করুন। ইমেইল মার্কেটিং সফটওয়্যারে বেশ কিছু অপশন আছে যেগুলো আপনার ইমেইল ক্যাম্পেইন প্রসেসকে ইজি করে দেয়। উদাহরণস্বরূপ, এসব সফটওয়্যারে অনেক ইন্টারেস্টিং এবং ইউসফুল ফিচার আছে যেগুলো ইমেইল ক্রিয়েশন থেকে শুরু করে অটোমেশন, সেগমেন্টেশন, কন্টাক্ট ম্যানেজমেন্ট, এ/বি স্পিল্ট টেক্সটিং, ইনবক্স প্রিভিউ, স্প্যাম ফিল্টার এবং সোশ্যাল মিডিয়া ইন্টেগ্রেশন এ-সব কিছুই করে থাকে।

পরিশেষ

সর্বশেষ হতে পারে ইমেইল ক্যাম্পেইন ক্রিয়েট করা অনেক ইজি তবে মার্কেটিং এর জন্য ইফেক্টিভ ইমেইল ক্যাম্পেইন ক্রিয়েট করা এতোটাও সহজ না। তবে, আপনি আস্তে আস্তে এই ব্যাপারে মাস্টার হয়ে উঠতে পারেন সঠিক স্ট্র‍্যাটেজি ফলো করার মাধ্যমে। ইমেইল ক্যাম্পেইন করার সময় মনে রাখবেন যে কাস্টমারের সাথে সম্পর্ক ভালো রাখা, বিজনেস পরিচিতি বাড়ানো, আপনার ব্র‍্যান্ড সম্পর্কে কাস্টমারের মনে পজিটিভ ইম্প্যাক্ট ফেলাটা-ই হল আপনার ক্যাম্পেইনের মূল উদ্দেশ্য। সুতরাং সঠিক স্ট্র‍্যাটেজি ফলো করুন, কাস্টমারকে বিরক্ত না করে তাদের সাথে স্ট্রং বন্ডিং তৈরি করুন।